Zarafa maakt het delen van Outlook gegevens mogelijk via Outlook of via uw Webaccess. Deze oplossing kunt u op uw bestaande Linux server installeren. Veel systeembeheerders zien Zarafa als een alternatief voor Exchange Server. Hieronder treft u informatie over functionaliteit in mail, agenda, contactpersonen en taken.
Mail Naast uw eigen mail, kunt u nu ook andermans mail bekijken, mits u hiervoor toestemming heeft van de eigenaar van de mailbox. Daarnaast kunt u gezamelijk publieke mailboxen en/of stores aanmaken, bijvoorbeeld voor het beheren van de "info mail". Spam wordt in een aparte junkmail folder afgeleverd.
Agenda Afspraken maken voor uzelf of een collega. Indien uw collega dit wil, kunt u eenvoudig zijn agenda openen. Ook kunt u één gedeelde agenda voor uw afdeling of het hele kantoor bijhouden. Deze mogelijkheid wordt vaak gebruikt om de beschikbaarheid van ruimtes of auto’s binnen uw kantoor te plannen.
Contactpersonen Wellicht beheert u uw contactpersonen in Outlook, met Zarafa kunt u ook zakelijke contactpersonen delen via een publieke contactenlijst. Tevens kunnen distributielijsten worden gemaakt, waardoor u groepen eenvoudig kunt mailen.
Taken Naast uw persoonlijke lijst met todo’s is nu ook een gedeelde takenlijst beschikbaar. Hiermee kunt u tijdens het wekelijks overleg alle openstaande en voltooide taken beheren. Een taak kunt u onder meer met een tijd, datum, eigenaar en prioriteit detailleren. Ook kunt u taakverzoeken versturen naar uw collega’s.